为进一步密切学院领导与师生员工之间的联系，广泛听取师生员工对学院工作的建议和意见，解决师生员工的实际问题，进一步提高学院民主管理、科学管理的能力和水平，确保学院各项工作的顺利进行，促进师生发展与校园和谐，特制定本制度。
第一条 接待时间与地点
（一）接待时间原则上为每周周二，节假日顺延一周（寒暑假不作安排）。具体时间为每周二下午
（二）接待地点为旗山校区各自领导办公室 ，怡山校区各自领导办公室
接待对象
接待对象为学院全体师生员工（含离退休人员）。
接待事项
对加强和改善学院各级领导班子自身建设的意见、建议。
对学院贯彻执行国家政策、法律法规、上级有关决定等方面的意见、建议或咨询。
（三）对学院教学、科研、行政管理和后勤服务等方面各项规章制度、工作安排的意见、建议或咨询。
（四）个人在思想、工作、学习、生活等方面遇到的需要学院给予协调、帮助的事项。
（五）其他合法合理事宜。
接待要求
（一）认真负责。参与接待的院领导要认真听取来访者反映的问题和意见，积极主动与来访者进行交谈和沟通。
（二）客观公正。参与接待的院领导需遵循政策法规及学院有关规章制度处理接待中的有关问题。来访单位或个人反映问题时也须实事求是，避免过激的言行，若以上访为由，无理取闹、妨碍学院正常工作秩序、经劝告无效者，交由学院相关部门处理。
（三）保守秘密。参与接待的院领导及相关部门工作人员应遵守工作纪律，自觉保守工作秘密，除研究工作需要外，不随意扩散来访者反映的内容。
（四）及时处理。参与接待的院领导应积极协调有关部门，及时处理问题、做好反馈，同时密切关注问题后续动向。
第五条 接待安排
（一）院领导班子成员轮值参加接待日，轮值领导名单、时间及地点将于每学期初分别公布于学院学工网和学院网站上的领导会议周记以及学院办公楼三层电子显示屏上。如轮值领导因开会、出差或临时重要事宜不能接待，将做好相应调整并及时公布。
（二）参与接待的院领导可根据其分管工作内容，决定是否安排相应科室负责人或相关人员共同参与接待工作。
（三）为保证更多的师生获得接待机会，原则上每位来访者接待时间不超过30分钟，若同一问题，请协商选派1—3名代表来访。
第六条 处理与反馈
对来访者反映的问题，属接待领导分管范围，并能当场答复的，给予现场答复；无法当场给予答复的问题需记录在案，转交有关部门限时解决，并做解释；涉及学院重大问题或重要工作事项，应提交院党委会研究讨论，并在做出讨论结果后的7个工作日内予以反馈；对学院层面确实不能解决或有困难的问题或事项，提交学校给予解决，并向来访者做好解释工作。
第七条本制度于2018年6月1日起试行。
